やまに

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タスク管理・カレンダーアプリを活用して仕事のやり忘れを防止する方法

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Jul15

いつかのパーティーごはん(記事と関係ない写真)

普段から実行しているタスク管理というか仕事のやり忘れ防止の方法について書きます。

やり忘れの根源は

そもそもなんでやり忘れが発生するのでしょうか。
おそらくだいたいの場合、依頼があった場合にすぐ対応ができない状況だから、だと思います。

例えば、ヤマニの場合は、お客さんから在庫確認の依頼があった場合でも、メーカーが休業日だったりすると翌営業日に先延ばしする必要があったりします。
カタログの請求を受けたけどカタログの在庫がないとか、洗濯機にかけたタオルは洗濯完了後にしか干せなから後で干すとか。

これらのタスクはすぐに対応すればやり忘れが出ることはないわけですが、そうはいかないのがこの世の常。

すべてのケースで先延ばしにせずに対応する、ということは現実できない。
そこで、先延ばしにしてもOKだけどやり忘れない工夫が必要です。

カレンダーアプリを活用する

カレンダー

「このタスクはすぐに対応ができないなー」となった場合、先延ばしを決めた時点でカレンダーアプリへそのタスクを登録します。

  • 対応期限がある場合はそれに対応した時間に登録(以下期限なしの場合)
  • 明日の10時にやるべき等具体的な時間帯が分かる場合はその時間に登録
  • 時間の目星がつかない場合は翌営業日の最後の方に仮登録
  • 明日やあさってではたぶん無理な場合はその週の最終営業日の夕方に仮登録

というルールにしてカレンダーアプリへ登録します。

大切なのはどんなケースでもとにかくカレンダーアプリへ登録を行うことです。

カレンダーアプリへとにかく登録した図

ただ、登録しただけだとやはり忘れてしまうので、通知を設定します。
これはその都度やっているとめんどくさいので、カレンダーアプリのデフォルトの通知設定を「イベントの開始時刻」に設定。

Mac カレンダーアプリの設定画面

これで、とにかくカレンダーアプリへ登録。
とりあえずPCで通知が表示されるようになりますが、カレンダーをスマートフォンと同期しておけば、スマホからも通知が出ます。

Macだと右上にカレンダーの通知が表示されます

スマホの通知が便利

必ずしもPCの前にいるわけではないので、スマホで通知が表示されるとやり忘れがかなり防げるようになります。
スマートウォッチでも通知を入れるようにするとさらに安心です。

タスク延期の場合は

登録済みタスクを延期する場合は、登録のルールに戻ってスケジュールの日時を変更します。
これも変更することにしたらすぐその場でスケジュールの変更を行うのが大切です。

忘れないことをがんばることより忘れない仕組みが大事

人間誰しも忘れてしまうものです。自分もよく忘れてしまいます。いろいろと。
でもあるレベルでは仕方のないことです。

やり忘れをなくしてストレスフリーな楽しい晩ごはんを実現したい

なので、無理に忘れないようにがんばるより、リマインドするのは便利なアプリに任せる、自分はやるべきことに集中する。
みたいな感じで毎日粛々と仕事しています。


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