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電話とパソコンが連動で電話対応がスムーズに！Fullfreeが便利！
Jun03
会社にいるといろいろな人からお電話を頂きます。
数人の方からなら記憶や電話機への登録でなんとかなるんですが、数十数百となるとなかなかスムーズにご案内するのが難しいのが正直なところ。
なかなか名前が聞き取れず申し訳ない気持ちになることもしばしば。
そんな電話対応の悩みにおすすめのソフトウェアを発見したのでご紹介です。
電話とパソコンを連動させて電話対応をスムーズに
スムーズな電話対応に重要なのが「誰なのかを把握する」こと。
誰なのかを把握できれば事前情報を持って対応ができるので、対応者も安心。スムーズに対応できます。
やまにでは電話をもらうとまずは社内データベースで電話番号で検索・・・をやってるんですが、なかなかうまくできなかったりするので困っていました。
なので、例えば「電話がかかってくると電話番号をもとに情報を表示する」を自動化すればかなりスムーズになるんじゃないかなーと方法を考えていたわけです。
導入できる前提条件
この記事で紹介する導入条件は次の通り。
- パソコン：Windows 10
- ルーター：ひかり電話ルータ PR-400KI
上の条件じゃなくても導入できるのでFullfreeのサイトを参考にしてください。
導入により実現した環境
着信すると電話番号を元に注文履歴を自動的に表示するようにできました。
電話とパソコンを連動させるソフトウェア
こちら、Fullfreeというソフトを使います。
顧客管理ソフトなら Fullfree｜顧客管理システム作成アプリ(無料)
電話とパソコンを連動させることをCTI（Computer Telephony Integration）というそうです。知らなかった。
設定方法
Fullfreeのサイトがかなり充実しています。（親切！）
これ読むだけで十分設定できるので別記する必要がないくらいですが、それだと記事があまりにも寂しいのでやまにのケースをご紹介。
Fullfreeをインストールする
Fullfreeのサイトからダウンロードしてそれをダブルクリックしてインストール。
ルーターの設定（PR-400KIの場合）
ルーターにログインします。
だいたいのケースでブラウザのアドレスバーへ http://192.168.1.1 と入力でアクセスできます。
パスワードなどが必要なので管理者に確認しましょう。
「電話設定」→「内線設定」をクリック。
次に使いたい内線番号の「編集」をクリック。
使っていない内線番号なら何番でもOKです。
ニックネームはあとから何に使っているかわかりやすくするためのものなのでお好みでどうぞ。
2回線ある場合は下の「電話番号設定」で使用したい電話番号を指定します。
これでOKです。
内線設定のユーザIDやパスワードはあとでFullfreeで使用します。
Fullfreeの設定
Fullfreeを起動して「ファイル」→「新規作成…」をクリックします。
”データベースの作成”というウィンドウがでてくるので下の画像のように設定。
以下のウィンドウが出てくるので「CTI」→「CTI設定…」をクリック。
「＋」ボタンをクリックして「ひかりルーター」をクリック。
以下のウィンドウで
- ルーターのIPアドレス
- 内線番号
- ユーザID
- パスワード
を入力して「OK」をクリック。
ユーザIDとパスワードは先にルーターで設定した内線の設定画面で確認できます。
これで電話がかかってくると画面右下にアラートが出てくるようになるはずです。
Fullfreeの通知の設定
アラート表示だけだとお客さんの情報がわかりませんのでもうひと工夫します。
やまにだと自社のデータベースにあるお客さんの情報を検索して表示しますがそれは紹介ができないので、Gmail検索に連動させる方法を紹介。
「CTI」→「CTI設定…」をクリックして先のCTI設定を開きます。
タブの「カスタム通知」を開いて下記のように設定します。
URLのところは
https://mail.google.com/mail/u/0/?pli=1#search/{Tel}+OR+{TelFormed}
と入力します。
これで電話がかかってくると自動的にGmailを開いてその電話番号での検索結果を表示してくれる、という状態になります。
Fullfree便利！
使ってみるとわかるのですが、このソフト、その名の通り無料なのにかなり高機能。
Fullfreeだけでも顧客台帳作れますし対応履歴も残す機能がついてます。
カスタマイズの自由度もかなり高く、ほかのソフトとの連携などなど対応。複数台のPCで同期して使用もできるみたい。
使いこなすにはそれなりに勉強が必要ですがかなり幅広く使えるソフトじゃないかと思います。
CTI導入でスムーズな電話対応を
というお話でした。
とかいいつつお電話頂いたときにスムーズに対応できなかったらごめんなさい。
お手柔らかにお願い致しますm(_ _)m
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